Keine Operation, keine Behandlung, kein Notfall läuft ohne sie: Die Apotheke der Tierklinik Ismaning ist unverzichtbar für jeden einzelnen unserer Patienten. Entsprechend viel Verantwortung liegt in der Betreuung der Klinikapotheke, um die sich Ulla Nellessen kümmert.
Klinikapotheke: Vom Schmerzmittel bis zum Spezialpräparat
In der Hauptapotheke, einem abgeschlossenen, nicht frei zugänglichen Kellerraum mit zahlreichen Regalen, sind die Medikamente alphabetisch geordnet. Das Sortiment reicht von Schmerzmitteln und Antibiotika über Medikamente für Tiere mit Epilepsie oder Herzerkrankungen bis hin zu Cortisonpräparaten, Arzneimitteln für Magen-Darm-Erkrankungen und Mitteln zur Zeckenprophylaxe. Einige Medikamente benötigen eine durchgehende Kühlung. Dafür stehen Kühlschränke zur Verfügung. Für Spezialfälle müssen zusätzlich auch Medikamente vorrätig sein, die nur sehr selten benötigt werden.
Montag ist „Großkampftag“: Vorausschauend planen und bestellen
Die gelernte Einzelhandelskauffrau Ulla Nellessen hat sich intensiv in die besonderen Anforderungen der tiermedizinischen Arzneimittelversorgung eingearbeitet, wie sie erzählt: „Für mich war es am Anfang eine sehr große Herausforderung.“ Medikamente bestellen, Lieferungen kontrollieren, Bestände überwachen und bei Engpässen nach Lösungen suchen: All das ist essenziell, damit für geplante Behandlungen ebenso wie für akute Notfälle die benötigten Präparate verfügbar sind.
„Großkampftag“ für die Medikamentenbestellung ist immer montags. Nach dem Wochenende wird geprüft, welche Präparate verbraucht wurden und welche Bestände ergänzt werden müssen. Gleichzeitig muss Ulla Nellessen abschätzen, was in den kommenden Tagen voraussichtlich benötigt wird.
Dabei geht es um mehr, als lediglich fehlende Packungen nachzubestellen: So unterscheiden sich die Lieferzeiten je nach Anbieter deutlich und müssen genau geplant sein. Vor längeren Feiertagen wie Weihnachten, Ostern oder Pfingsten muss außerdem frühzeitig berücksichtigt werden, wann die Lieferanten zustellen können. „Es braucht sehr viel Erfahrung und auch ein bisschen Intuition, um zu wissen, wann wie viel nachbestellt werden muss“, erklärt Ulla Nellessen.
Zwischen Lieferengpässen und hohen Warenwerten
Auch Lieferengpässe gehören zum Alltag. Nicht immer erhält die Apothekenverantwortliche automatisch eine Nachricht, wenn ein Produkt nicht verfügbar ist. Mitunter muss sie nachfragen, wenn bei der Lieferung etwas fehlt: „Wenn ein Präparat wirklich nicht lieferbar ist, wird gemeinsam mit den Tierärztinnen und Tierärzten geprüft, ob ein Ersatzpräparat verwendet werden kann.“ Entscheidend sind dabei unter anderem der enthaltene Wirkstoff und dessen Konzentration.
Für bestimmte Patienten können einzelne Medikamente zudem auch kurzfristig in größeren Mengen gebraucht werden. Danach sinkt der Verbrauch möglicherweise wieder. Zu große Vorräte sollen aber ebenso vermieden werden wie Engpässe – das erfordert gutes Jonglieren mit den Bestellungen. Der gesamte Warenbestand der Apotheke hat nach Ullas Schätzung den Wert eines luxuriösen Wohnmobils. Einzelne Bestellungen können da schon mal mehrere Tausend Euro umfassen. Umso wichtiger ist es, auch kleinere Unstimmigkeiten bei Rechnungen, Lieferungen und Beständen konsequent zu verfolgen.Insgesamt arbeitet die Tierklinik regelmäßig mit etwa zwölf bis 14 Hauptlieferanten zusammen. Hinzu kommen kleinere Anbieter, bei denen einzelne Spezialprodukte bestellt werden.
Apothekenalltag: Kontrolle von der Lieferung bis zur Inventur
Beim Einräumen der Bestände in die Regale, der Überprüfung der Lieferscheine und bei der laufenden Organisation der Apotheke wird Ulla Nellessen von Mitarbeitenden aus dem Ambulanzbereich unterstützt. Tierpfleger Dominik Topp koordiniert diesen Teil der Arbeit und leitet unter anderem Auszubildende sowie Ambulanzhelferinnen und -helfer dabei an.
Damit Mitarbeitende den Bestand auf einen Blick erfassen können, wird in der Klinikapotheke mit farbigen Karten an den Regalplätzen gearbeitet. Wer ein Medikament aus dem Regal nimmt, erkennt so sofort, ob Handlungsbedarf besteht und passt die Kärtchen entsprechend an.
Mit dem Sortieren und Einräumen der Medikamente ist die Arbeit aber noch nicht abgeschlossen. Ulla kontrolliert auch Rechnungen und Preise. Sie prüft, ob Mengen korrekt berechnet wurden und ob es beispielsweise zu Doppelbuchungen gekommen ist.
Ebenso wichtig ist die Kontrolle der Mindesthaltbarkeitsdaten. „Alle drei Monate wird der gesamte Bestand im Rahmen einer Inventur überprüft und mit den dokumentierten Mengen abgeglichen“, beschließt Ulla Nellessen den seltenen Einblick in die Tierklinikapotheke.